Polityka prywatności Sahara Herbs B2B
Dokument opisuje zasady przetwarzania danych osób korzystających z Hurtowni, osób reprezentujących Partnerów oraz osób kontaktowych wskazanych przy współpracy B2B.
1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest Sahara Kamil Rochucki, Chańcza 124B, 26-035 Raków, NIP 6572739324, VAT UE PL6572739324, BDO 000537243 („Administrator”). W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się pod adresem e-mail k.rochucki@gmail.com oraz listownie na powyższy adres.
Administrator nie wskazuje Inspektora Ochrony Danych, jeżeli nie został on formalnie wyznaczony. W razie wyznaczenia IOD jego wymagane dane kontaktowe zostaną opublikowane w serwisie.
2. Jakie dane możemy przetwarzać
W zależności od relacji mogą to być: imię i nazwisko, stanowisko lub funkcja, nazwa firmy, NIP, adres działalności i dostawy, adres e-mail, dane logowania i techniczne związane z bezpieczeństwem sesji, historia Zamówień, proform, płatności, reklamacji i korespondencji, a także informacje przekazane dobrowolnie w treści wiadomości.
Nie prosimy o szczególne kategorie danych osobowych. Nie należy przesyłać ich w formularzach lub uwagach do Zamówienia, jeżeli nie jest to konieczne.
3. Cele i podstawy prawne
| Cel | Podstawa | Przykładowy okres |
|---|---|---|
| Rejestracja, weryfikacja i prowadzenie konta B2B | art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania przed zawarciem i wykonanie umowy; w odpowiednim zakresie art. 6 ust. 1 lit. f — bezpieczeństwo i weryfikacja kontrahenta | przez czas aktywnego konta, a następnie do upływu okresu potrzebnego do obrony roszczeń |
| Obsługa Zamówień, proform, płatności, dostawy i reklamacji | art. 6 ust. 1 lit. b RODO; wobec osób kontaktowych/reprezentantów kontrahenta także art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes polegający na realizacji współpracy | przez okres realizacji współpracy oraz okres przedawnienia roszczeń |
| Dokumentacja księgowa i podatkowa | art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny | przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi |
| Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora | do upływu właściwych terminów przedawnienia oraz zakończenia postępowań |
| Bezpieczeństwo serwisu, przeciwdziałanie nadużyciom i diagnostyka | art. 6 ust. 1 lit. f RODO — bezpieczeństwo systemu i ochrona praw Administratora oraz użytkowników | logi przez okres proporcjonalny do celu bezpieczeństwa; dłużej tylko, gdy są potrzebne do wyjaśnienia incydentu lub roszczeń |
| Odpowiedź na zwykłe zapytanie | art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes polegający na prowadzeniu korespondencji; gdy zapytanie zmierza do umowy — także lit. b | do zakończenia sprawy, a następnie przez okres niezbędny do wykazania przebiegu korespondencji |
| Marketing elektroniczny / newsletter | odpowiednia podstawa z art. 6 RODO; użycie kanału elektronicznego następuje z uwzględnieniem wymogów Prawa komunikacji elektronicznej, w tym wymaganej zgody | do wycofania zgody/sprzeciwu lub utraty aktualności celu, z możliwością zachowania minimalnych danych dowodowych |
4. Dane osób reprezentujących i pracowników Partnera
Jeżeli dane osoby kontaktowej otrzymaliśmy od jej pracodawcy, współpracownika, osoby reprezentującej Partnera albo z legalnie dostępnego źródła, przetwarzamy zwykle dane identyfikacyjne i służbowe potrzebne do kontaktu i wykonania współpracy. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes polegający na sprawnej komunikacji i realizacji umowy z Partnerem. Osoba może skorzystać z praw opisanych poniżej. Informację tę Partner powinien udostępnić osobom, których dane przekazuje Administratorowi.
5. Czy podanie danych jest obowiązkowe
Podanie danych wymaganych do założenia konta, weryfikacji Partnera i realizacji Zamówienia jest dobrowolne w sensie prawnym, ale niezbędne do skorzystania z tych funkcji. Brak wymaganych danych może uniemożliwić aktywację konta lub realizację Zamówienia. Zgody marketingowe są dobrowolne i nie warunkują zakupu.
6. Odbiorcy danych
Dane mogą być ujawniane wyłącznie w zakresie niezbędnym: dostawcom hostingu i infrastruktury IT, podmiotom utrzymującym serwis i pocztę, firmom kurierskim i logistycznym, dostawcom systemów księgowych/fakturowych, księgowości, bankom i operatorom płatniczym — jeżeli zostaną wdrożeni — oraz doradcom prawnym, podatkowym i podmiotom uprawnionym na podstawie prawa. Z dostawcami przetwarzającymi dane w imieniu Administratora zawierane są wymagane umowy powierzenia.
Lista kategorii powinna odpowiadać faktycznie używanym usługom. Administrator nie sprzedaje danych osobowych.
7. Transfer danych poza EOG
Administrator dąży do korzystania z dostawców przetwarzających dane w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Jeżeli konkretny dostawca powoduje transfer poza EOG, transfer odbywa się wyłącznie przy zastosowaniu mechanizmu dopuszczonego przez RODO, np. decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych wraz z wymaganymi zabezpieczeniami. Szczegółowa informacja zależy od faktycznie wdrożonych dostawców.
8. Prawa osoby, której dane dotyczą
Na zasadach określonych w RODO przysługuje prawo: dostępu do danych, otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych — gdy przesłanki są spełnione — oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie, można ją wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. W przypadku marketingu bezpośredniego sprzeciw powoduje zaprzestanie przetwarzania danych do tego celu.
Przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
9. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie
Hurtownia nie podejmuje wobec Partnerów decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających wyłącznie w sposób zautomatyzowany. Progi PARTNER/PARTNER PRO mogą być obliczane automatycznie na podstawie wartości Zamówienia, ale finalna dostępność i akceptacja Zamówienia są weryfikowane przez administratora systemu.
10. Pliki cookies i pamięć urządzenia
Serwis może wykorzystywać pliki cookies lub podobne mechanizmy niezbędne do działania sesji, bezpieczeństwa, koszyka i preferencji. Mechanizmy niezbędne mogą być używane w zakresie dozwolonym prawem. Analityka, reklama lub inne niekonieczne mechanizmy wymagające dostępu do informacji w urządzeniu użytkownika powinny być uruchamiane dopiero po uzyskaniu wymaganej zgody. Jeżeli takie narzędzia zostaną wdrożone, baner i panel ustawień cookies muszą umożliwiać rzeczywisty wybór oraz wycofanie zgody.
11. Marketing elektroniczny
Administrator nie uzależnia konta B2B ani Zamówienia od zgody marketingowej. E-mail lub telefon dotyczący konkretnego konta, Zamówienia, proformy, płatności, reklamacji albo bezpieczeństwa nie jest traktowany jako newsletter. Informacje handlowe i marketing bezpośredni za pomocą środków komunikacji elektronicznej są prowadzone z poszanowaniem art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej i wymaganych zgód.
12. Bezpieczeństwo
Administrator stosuje środki adekwatne do ryzyka, w szczególności kontrolę dostępu, indywidualne konta, bezpieczne przechowywanie haseł, ochronę sesji i formularzy, aktualizacje, kopie zapasowe, HTTPS oraz ograniczenie dostępu administracyjnego. Zakres zabezpieczeń jest okresowo oceniany i dostosowywany do zmian ryzyka.
13. Naruszenia ochrony danych
Incydenty są analizowane pod kątem ryzyka dla praw i wolności osób fizycznych. Jeżeli spełnione są przesłanki RODO, Administrator dokonuje wymaganego zgłoszenia organowi nadzorczemu oraz — gdy jest to wymagane — zawiadamia osoby, których dane dotyczą. Incydenty i decyzje są dokumentowane.
14. Retencja i usuwanie
Dane nie są przechowywane bezterminowo „na wszelki wypadek”. Okres zależy od celu, obowiązków podatkowych i rachunkowych, terminów przedawnienia, bezpieczeństwa oraz potrzeby wykazania wykonania obowiązków. Po ustaniu celu dane są usuwane lub anonimizowane, chyba że dalsze przechowywanie ma odrębną podstawę prawną.
15. Zmiany polityki
Polityka może być aktualizowana w razie zmian prawa, funkcji Hurtowni lub dostawców. Aktualna wersja jest publikowana w serwisie z datą obowiązywania. Istotne zmiany dotyczące aktywnych Partnerów mogą być dodatkowo komunikowane w panelu lub e-mailem.